Erros contábeis são comuns em qualquer empresa, mas no setor de OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais), eles podem ter consequências especialmente graves. A complexidade regulatória, a diversidade de produtos com classificações fiscais distintas e as particularidades dos contratos com hospitais e operadoras de saúde criam um terreno fértil para equívocos que custam caro.

Neste artigo, listamos os sete erros contábeis mais frequentes em empresas de OPME e explicamos como cada um pode ser evitado com processos adequados e uma contabilidade especializada.

1. Classificação fiscal (NCM) incorreta dos produtos

Este é, sem dúvida, o erro mais frequente e mais custoso no setor de OPME. A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) determina as alíquotas de IPI, as regras de ICMS e os percentuais de PIS/COFINS aplicáveis a cada produto. No universo de dispositivos médicos, existem centenas de códigos NCM possíveis, e a diferença entre um produto classificado como “material de uso médico” e “material plástico de uso geral” pode significar uma variação de alíquota de vários pontos percentuais.

O problema se agrava quando a empresa importa produtos, pois a NCM incorreta pode gerar recolhimento a maior (ou a menor) de Imposto de Importação, IPI, PIS/COFINS-Importação e ICMS-Importação, além de multas na conferência aduaneira.

Como evitar: Mantenha uma tabela de classificação fiscal atualizada e revisada periodicamente por profissionais que conheçam tanto a legislação tributária quanto as especificidades técnicas dos produtos OPME. Sempre que um novo produto for incluído no portfólio, sua NCM deve ser validada antes da primeira operação comercial.

2. Não aproveitar benefícios fiscais estaduais

Diversos estados brasileiros oferecem benefícios fiscais para a comercialização de materiais hospitalares e dispositivos médicos. Esses benefícios podem incluir redução de base de cálculo do ICMS, isenções para determinados produtos, diferimento do imposto e créditos presumidos em operações interestaduais.

Muitas empresas de OPME desconhecem esses benefícios ou não os aplicam corretamente, pagando ICMS integral quando poderiam ter uma carga significativamente reduzida. Em alguns casos, a economia pode ultrapassar 30% do valor do ICMS em determinadas operações.

Como evitar: Realize um levantamento completo dos benefícios fiscais disponíveis nos estados onde sua empresa opera. Esse trabalho deve ser feito por profissionais que acompanham as constantes alterações na legislação estadual do ICMS e que conheçam os convênios e protocolos aplicáveis ao setor de saúde.

3. Misturar receitas de comércio e serviços

Muitas empresas de OPME não atuam apenas na distribuição de produtos. Elas também prestam serviços técnicos como assessoria na escolha de materiais, apoio em procedimentos cirúrgicos, treinamento de equipes hospitalares e manutenção de equipamentos. Cada uma dessas atividades tem um tratamento tributário distinto.

Quando a contabilidade não separa adequadamente as receitas de comércio das receitas de serviço, surgem distorções: pode haver bitributação (ICMS e ISS incidindo sobre a mesma operação), cálculo incorreto das presunções no Lucro Presumido e inconsistências nas obrigações acessórias.

Como evitar: Estruture o plano de contas e a emissão de notas fiscais de forma a segregar claramente as operações comerciais (NF-e) das operações de serviço (NFS-e). Em casos mais complexos, pode ser necessário avaliar se a criação de uma empresa separada para as atividades de serviço é mais vantajosa do ponto de vista tributário.

4. Controle inadequado de estoque

Produtos OPME frequentemente têm alto valor unitário e exigem rastreabilidade total por determinação da ANVISA. Um controle de estoque deficiente gera problemas contábeis em cascata: divergência entre o estoque físico e o contábil, que pode ser interpretada como omissão de receita pela fiscalização; impossibilidade de apurar corretamente o custo das mercadorias vendidas (CMV); e dificuldade para comprovar perdas, vencimentos e devoluções.

Em uma fiscalização, a diferença entre o estoque físico e o registrado na contabilidade é presumida como venda sem nota fiscal, gerando autuação com multa e juros retroativos.

Como evitar: Implemente um sistema de gestão de estoque integrado à contabilidade, com controle por lote, validade e número de série quando aplicável. Realize inventários periódicos (no mínimo trimestrais) e reconcilie as diferenças antes que se acumulem.

5. Não controlar retenções tributárias de clientes

Hospitais e operadoras de saúde são obrigados a reter IRRF, CSLL, PIS e COFINS sobre os pagamentos feitos a fornecedores de OPME. Essas retenções devem ser abatidas dos impostos devidos pela empresa no período de apuração. Quando esse controle não é feito adequadamente, a empresa acaba pagando o imposto integral e perdendo o crédito das retenções, efetivamente pagando em dobro.

É um problema surpreendentemente comum, especialmente em empresas que lidam com um grande volume de notas fiscais e não têm um processo sistematizado de conciliação das retenções.

Como evitar: Estabeleça um processo de conferência mensal entre os valores retidos pelos clientes (informados nos comprovantes de pagamento ou nos informes de rendimentos) e os valores efetivamente compensados na apuração dos tributos. Utilize planilhas de controle ou, preferencialmente, um sistema integrado que faça essa conciliação automaticamente.

6. Ignorar a necessidade de revisão do regime tributário

Muitas empresas de OPME escolhem o regime tributário quando são constituídas e nunca mais revisam essa decisão. Isso é um erro que pode custar caro, pois as condições do negócio mudam ao longo do tempo. Uma empresa que começou no Simples Nacional pode ter crescido além do limite de faturamento. Uma distribuidora que operava com margens altas no Lucro Presumido pode ter visto suas margens diminuírem com o aumento da concorrência.

Como evitar: Realize uma análise comparativa entre os regimes tributários disponíveis ao menos uma vez por ano, idealmente entre outubro e dezembro, quando já é possível projetar os resultados do ano seguinte com razoável precisão. Essa análise deve considerar não apenas o faturamento e a margem de lucro, mas também o volume de créditos tributários disponíveis, a estrutura de custos e as projeções de crescimento.

7. Contabilidade desconectada da realidade operacional

O erro mais estratégico — e talvez o mais difícil de identificar — é manter uma contabilidade que funciona como mera obrigação burocrática, desconectada das decisões operacionais do negócio. Quando a contabilidade não reflete a realidade da operação, os relatórios gerenciais ficam imprecisos, as oportunidades de economia tributária passam despercebidas e os riscos fiscais se acumulam silenciosamente.

No setor de OPME, onde as operações envolvem contratos complexos, importações, vendas interestaduais e prestação de serviços vinculados, essa desconexão é especialmente perigosa.

Como evitar: Escolha uma contabilidade que entenda o setor e que participe ativamente das decisões do negócio. Os relatórios contábeis devem ser ferramentas de gestão, não apenas documentos para cumprir obrigações legais. Reuniões periódicas entre a equipe contábil e a gestão da empresa são fundamentais para manter o alinhamento.

Conclusão

Cada um desses erros, isoladamente, pode representar um custo significativo para a empresa. Combinados, eles criam uma situação de vulnerabilidade fiscal que pode comprometer seriamente a saúde financeira e a continuidade do negócio.

A boa notícia é que todos eles são evitáveis com processos adequados, controles internos bem estruturados e o apoio de uma contabilidade que conheça as particularidades do setor de OPME.

Na OPME+ Contabilidade, ajudamos empresas de dispositivos médicos a identificar e corrigir esses erros, implementando processos contábeis que protegem o negócio e geram economia. Entre em contato conosco para uma análise da sua situação contábil.